使用電子郵件時，請確實遵守以下安全規則，以保護個人資料隱私。
一、單位公用信箱個資管理：
如單位信箱經手個資，須有個資管理機制及合理保存之必要性，不宜永久留存，並視需求列入單位個資清查盤點內容。
二、寄送信件時的隱私保護守則：
有學生反映，收到校內宣導或活動公告信件時，看到其他人的電子信箱。學生信箱較有風險疑慮，應防止有心人士利用此弱點進行電子郵件行銷、誘騙或威脅，故不宜將學生或校外人士信箱大批的使用正本收件者的方式寄送，以免產生個資外洩之疑慮，應採用密件副本的方式寄送，以保護個資。
(一)什麼是密件副本？
- 密件副本 (Bcc) 是看不見的複寫副本 (blind carbon copy) 之縮寫。如果您將收件者信箱加入到「密件副本」這個方塊中，則會將郵件傳送給該收件者，且郵件的收件者看不到其他收件者的電子信箱資訊。
- 範例-未使用密件副本，導致收件資料一覽無遺，如下圖：
- 範例-使用密件副本，可隱藏其他收件者的信箱資訊，即收件者僅看到自己的信箱出現在密件副本中，如下圖：
(二)如何使用密件副本(以Gmail為例)：
- 點擊下圖上方紅框之「密件副本」，並於藍框處輸入收件者電子郵件地址。
三、請勿開啟來路不明之電子郵件：使用者請勿開啟來路不明之電子郵件及其附件內的連結、執行檔，以免被植入木馬程式、病毒或勒索病毒。四、傳輸機敏資料應加密：
使用電子郵件傳輸機敏或大量的個人資料檔案時，應對附件進行加密後傳送，密碼請以其他管道告知收件者。(詳細操作請按此)